Najbardziej znanymi ulicami w Warszawie są te, które należą do Traktu Królewskiego. Bo któż nie kojarzy Krakowskiego Przedmieścia, Nowego Światu czy Placu Trzech Krzyży? Znany je z relacji telewizyjnych i pierwszych stron gazet. Siedziba firmy w takim miejscu to niewątpliwy prestiż, ale czy możliwy dla każdego? W ostatnim czasie bardzo popularnym stało się zakładanie firm pod tzw. wirtualnym adresem. Tak naprawdę jest to umowa z właścicielem biura oferującego takie usługi, pozwalająca na zarejestrowanie siedziby firmy pod adresem usługodawcy. Nasze wirtualne biuro może dodatkowo obsługiwać pocztę, telefon stacjonarny a często oferuje także możliwość korzystania z miejsc do pracy czy sal konferencyjnych. Czy zakładanie firmy pod tak zwanym adresem wirtualnym jest zgodne z prawem? Marcin Krzemień, przedstawiciel jednej z firm działających w tym sektorze: Zdecydowanie tak. Jedną z naszych działalności jest wynajmowanie powierzchni biurowej wraz z możliwością korzystania z biura. Zgodnie z klasyfikacją PKWiU działlnośc posiada oznaczenie 68.20.Z - wynajem i zarządzanie nieruchomosciami własnymi lub dzierżawionymi. Firma zarejestrowana pod naszym adresem będzie należała do Urzędu Skarbowego i odziału ZUS Warszawa Śródmieście, a Regon uzyska w Urzędzie Statystycznym w Warszawie. Może to być dowolna forma działalności gospodarczej począwszy od osoby fizycznej, przez spółkę cywilną, spółkę prawa handlowego lub spółkę akcyjną. Z powodzeniem funkcjonują u nas również zarejestrowane tutaj oddziały firm krajowych oraz zagranicznych. Rejestracja działalności gospodarczej pod wirtualnym adresem często znakomicie ułatwia działanie. Nie każdy przecież wie, że rejestrując firmę w domu musimy zgłosić to np. do spółdzielni lub mieć zgodę właściciela mieszkania, płacić inne stawki czynszu z tytułu działalności gospodarczej, inne stawki za media, abonament radiowo-telewizyjny, etc. Może się okazać, że wirtualny adres za sto dwadzieścia złotych jest tańszy, niż dopłaty za działaność firmy w domu. Kto korzysta z takiej usługi? Najczęściej są to specjaliści, doradcy i freelancerzy, którzy prowadzą działalność jednoosobowo. Są też większe firmy spoza Warszawy, potrzebujące tutaj biura np. raz w tygodniu. Generalnie jeśli chodzi o branże to small business, usługi dla małych firm, firmy działające bardziej w terenie niż w biurze, ale potrzebujące dobrego adresu. Coraz częściej pojawiają się unas osoby młode, jeszcze studenci lub osoby bezpośrednio po studiach, które uruchamiają swoje start-up'y. Dzięki rozwiązaniom coworkingowym minimalizują koszty i mogą szybko nawiązać nowe kontakty na rynku - mówi Marcin Krzemień. Jak wskazują obserwacje usługi tego typu są coraz popularniejsze. W okresie ostanich dwóch lat tylko na terenie Warszawy ilość coworków oferujących oprócz adresu także realną powierzchnię biurową wzrosła z kilku do kilkunastu. Natomiast wirtualny adres można zarejestrować już w kilkudziesięciu miejscach. A co się dzieje, jeżeli hipotetycznie wasz klient jest nierzetelny i pozostaje po nim tylko wirtualny adres? Podpisując umowę weryfikujemy zawsze dokumentację w zakresie wymaganym przez prawo. Jeżeli nasz klient systematycznie rozlicza się to nie mamy podstaw do sprawdzania go w jakikolwiek sposób. Jeżeli jednak zalega z płatnościami i nie ma możliwości skontaktowania się z nim, wtedy zmuszeni jesteśmy wypoidzieć umowę a sytuację zgłaszamy do organu rejestrowego i właściwych urzędów. Takie działania eliminujące nierzetelnych klientów są niezbędne, ponieważ musimy dbać o dobre imię naszego adresu i komfort pracy pozostałych współpracujących firm. Na szczeście przez 3 lata działalności tylko raz mieliśmy taka sytuację - mówi Marcin Krzemień. Przy wyborze usługodawcy należy jednak pamiętać o kilku szczegółach, które perspektywicznie mogą się okazać bardzo istotne: - adres oprócz tego, że będzie np.w Warszawie, musi być rozpoznawalny, dobrze kojarzący się i łatwy do znalezienia, - biuro powinno mieć możliwość umieszczenia naszego szyldu lub wizytówki, co w ruchliwym miejscu dodatkowo będzie nas reklamowało, a w przypadku realizacji projektów ze wsparciem funduszy unijnych szyld z logo UE bywa często niezbędny, - biuro powinno "wyglądać" jak biuro, a nie być pokoikiem w biurowcu lub prywatnym mieszkaniem - nigdy nie wiadomo kiedy kontrahent zechce nas znienacka odwiedzić, - dobrze jeśli biuro ma miejsca do pracy oraz sale konferencyjne - jest to szczególnie istotne dla "przyjezdnych" specjalistów - spotkanie w takim biurze z kontrahentem to zdecydowanie wyższa klasa niż nawet najlepsza kawiarnia, a z sekretarką i dobrym zapleczem zyskuje się dodatkowo lepszą pozycję do negocjacji. Gdzie szukać? Oczywiście w internecie pod hasłem: wirtualny adres, coworking, wirtualne biuro. Przed podjęciem decyzji trzeba jednak koniecznie odwiedzić minimum 3 coworki - zobaczyć miejsce, poznać lokal, jego wyposażenie i najważniejsze - ludzi, którzy będą nas reprezentować. Cena może okazać się kwestią drugorzędna wobec prestiżu miejsca i profesjonalizmu osób obsługujących nas i naszych klientów.

Ostatnio przeprowadzone badania wskazują, że ponad połowa mikroprzedsiębiorstw i małych firm nie posiada własnej strony internetowej prezentującej główny profil działalności. W ten sposób wiele firm nie daje okazji potencjalnym klientom na znalezienie ich oferty w Internecie. A przecież konkurencja dawno już tam działa.

Przyczyn tego rodzaju sytuacji może być kilka. Właściciele niewielkich działalności mogą nie zdawać sobie sprawy z roli, jaką zaczął w dzisiejszych czasach pełnić Internet. W dużej mierze przejmuje on inne środki przekazu i powoduje, że główna walka konkurencji przenosi się powoli do globalnej sieci. Innym powodem może być to, że projektowanie stron WWW i prowadzenie ich może wydawać się procesem kosztownym i skomplikowanym. Nie wszyscy mają świadomość, że jest zupełnie inaczej. Roczne utrzymanie domeny kosztuje mniej więcej 50zł, natomiast jeśli stroną opiekuje się firma zewnętrzna, która stworzyła tę stronę, to wszelkie aktualizacje i nowe podstrony także posiadają swoją cenę (niewielką). Miesięcznie zaś koszty oscylują także w granicach 50. Cena się zwiększa w zależności od posiadanej liczby podstron, aplikacji i dodatkowych funkcji.

Tworzenie stron internetowych cieszy się obecnie dużą popularnością, ale najwidoczniej nie pośród małych firm. Trzeba wziąć pod uwagę, że funkcjonują na rynku działalności, które w gruncie rzeczy nie potrzebują swojej strony internetowej, takie jak osiedlowe sklepiki lub drobne usługi budowlane. Zdobywają one Klientów poprzez „ogłoszenia na słupach” lub swoje umiejscowienie. Zdecydowana większość natomiast wręcz powinna skorzystać z tego typu rozwiązań, gdyż z biegiem czasu nie przetrwają te firmy, które nie idą z duchem czasu.

Zwróćmy uwagę, że założenie strony www jest dopiero pierwszym krokiem na drodze do osiągnięcia sukcesu. Następnie należy zainteresować się pozycjonowaniem, czyli podejmowaniem takich działań, które pozwolą nam znajdować się wysoko w wynikach wyszukiwania po wpisaniu odpowiednich fraz. Regularne aktualizacje, interakcje z Klientami i modyfikacje strony, mające na celu spełnianie nowo powstających potrzeb użytkowników pozwolą prześcignąć konkurencję i dotrzeć do dużej ilości zainteresowanych konkretnymi produktami.